Organizujesz sesję biznesową w firmie? Zobacz, jak uniknąć najczęstszych błędów - część 2.

Idziemy na żywioł, czyli brak planu

Zakładam, że pewne rzeczy zostały ustalone z fotografem już na etapie oferty. Na przykład ile czasu zajmie sesja, ile osób weźmie w niej udział, itp. Czyli jest ogólny zarys, ale żeby wszystko poszło dobrze, przydałoby się ustalić szczegóły.

Jeżeli fotograf ogranicza się do ustalenia daty, a potem nastaje cisza, to powinna Ci się od razu zapalić czerwona lampka.

My zaczynamy od spotkania i wizji lokalnej, omawiamy przebieg sesji i sami proponujemy szczegółowy plan. Ustalamy w nim kiedy, w jakim miejscu, na jakim tle, komu i jak długo będą robione zdjęcia. Uwzględniamy czas na wizaż, przemieszczanie się pomiędzy planami oraz przerwy. Ustalamy też kwestie, którymi musi zająć się klient (np. ogarnięcie gadżetów firmowych czy rezerwacja sali).

Im większa, bardziej rozbudowana sesja, tym ważniejszy i bardziej szczegółowy jest jej plan. Do jednolitych portretów na gładkim tle wystarczy prosty harmonogram, tak aby każdy wiedział kiedy ma się pojawić i ile czasu zarezerwować. Przy większych sesjach dojdzie np. planowanie lokalizacji i przemieszczania się między nimi, czy ustalanie wielkości i składu grup przy zdjęciach sytuacyjnych.

Plan uwzględnia też sprawy, które trzeba załatwić przed sesją, na przykład:

• przekazanie niezbędnych informacji modelom (o tym więcej za chwilę)
• rezerwację ustalonych miejsc (np. sali konferencyjnej)
• załatwienie ewentualnych zgód (np. zarządcy biurowca)
• przygotowanie rekwizytów, np. gadżetów firmowych, folderów czy laptopa
• zapewnienie zaplecza dla ekipy fotograficznej

Pamiętaj, że nawet najbardziej szczegółowy plan nie zmieni tego, że coś się na pewno posypie. Ktoś się spóźni, ktoś się w ogóle nie pojawi, a jeszcze komuś pomylą się godziny. Ale gdy mamy plan, łatwiej jest zareagować, aby takie „drobiazgi” nie rozwaliły nam całej sesji.

Modele we mgle

Jednym z najgorszych błędów jest brak komunikacji z modelami. Fotografia biznesowa równa się modele bez, lub z minimalnym doświadczeniem. Tak po prostu jest, że 99% naszych modeli nie wie, jaki ma przebieg sesja, jak mają pozować, ale też jak się przygotować do zdjęć. Dlatego tak ważne jest, aby przekazać im niezbędne informacje.

Oczywiście w tej kwestii też powinien pomóc Ci fotograf. Na przykład my wysyłamy krótki poradnik, w którym podpowiadamy jak się ubrać na sesję, co ze sobą zabrać, co warto zrobić (np. wyspać się), a czego unikać przed zdjęciami (np. zabiegów kosmetycznych dzień przed).

Nasze doświadczenie pokazuje, że warto poinformować o:

• celu i znaczeniu sesji dla firmy
• niezbędnych krokach (np. wpisanie się do harmonogramu)
• miejscu, gdzie odbędą się zdjęcia
• czasie — kiedy się pojawić i ile go zarezerwować
• jak się przygotować

To wszystko trzeba zakomunikować z odpowiednim wyprzedzeniem — wysłanie informacji na dzień przed sesją to gotowy przepis na małą katastrofę. Za wcześnie też nie ma sensu, bo niektórzy po prostu o wszystkim zapomną i w panice przeczytają, jak im wyskoczy przypomnienie w kalendarzu na dzień przed zdjęciami (albo, co gorsza na godzinę przed). Naszym zdaniem złoty środek to 5-7 dni przed sesją. A dodatkowo można się przypomnieć na wszelki wypadek dzień przed zdjęciami, że to już jutro.

Niestety wysłanie informacji to jedno, a to czy ktoś ją przeczyta i wykorzysta w praktyce to już zupełnie inna para kaloszy. Całkiem często okazuje się, że przychodzą na sesję osoby zdziwione, że w ogóle jakiś poradnik dostały, w koszuli noszonej od rana, wymiętej na brzuchu, radośnie pytając „a to da się poprawić w Photoshopie, prawda?”.

Zgoda na wykorzystanie wizerunku

Jeżeli zdjęcia będą używane przez firmę w zewnętrznej komunikacji, konieczne zadbaj o pisemną zgodę każdej osoby na wykorzystanie wizerunku. Czasem ta kwestia jest uregulowana w umowie, ale zwykle wymaga to odrębnego dokumentu. Dlatego skonsultuj się z HR i/lub działem prawnym i przygotuj niezbędne papiery.

Znamy niestety przypadki, kiedy niedopilnowanie tej kwestii zniweczyło wysiłek nie tylko fotografa, ale także innych uczestników sesji.

Przykład – robiliśmy zdjęcia sytuacyje, w których wzięło udział około 15 osób. Jakiś czas po publikacji zdjęć, jeden z pracowników się zwolnił i zarządał usunięcia zdjęć, na których go widać ze strony WWW. Z 30 zdjęć konieczne było usnięcie 7-8 naprawdę dobrych zdjęć.

Niestety, sam fakt, że ktoś się zgodził wziąć udział, nie jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku.

Wszystko gotowe, pora zaczynać

Robota ruszyła, pierwsi modele już po wizażu, kolejni się szykują, fotograf uwija się na planie. To niestety nie oznacza, że można w spokoju zająć się innymi rzeczami i zniknąć, zapominając o sesji. Pamiętaj, że fotograf może potrzebować w pewnych kwestiach Twojego wsparcia.

Pierwsza to pilnowanie harmonogramu. Bo harmonogram ma to do siebie, że w praktyce i tak zawsze są jakieś zmiany. Na przykład ktoś się nie pojawi na planie, i trzeba go jak najszybciej znaleźć i doprowadzić na miejsce. Albo zmienić ad hoc kolejność, ze względu na nieprzewidziane wydarzenia.

Druga kwestia dotyczy przede wszystkim sesji grupowych i zdjęć sytuacyjnych. Wtedy obecność osoby decyzyjnej na planie pomaga w tym, aby zdjęcia poszły sprawnie i zgodnie z planem. My często na takich zdjęciach na bieżąco przeglądamy zdjęcia z klientem na laptopie, aby się upewnić, że uzyskaliśmy oczekiwany efekt i możemy przejść do kolejnej sceny.

Zdjęcia zrobione, trzeba wybrać najlepsze

Na sesji zawsze powstaje dużo zdjęć. Jeżeli fotograf nie przekazuje Ci wszystkich zdjęć w surowej wersji, a zazwyczaj tak nie jest, to teraz nastąpi etap selekcji.

Wiemy, że są na rynku fotografowie biznesowi, którzy sami wybierają zdjęcia i przekazują je już po obróbce. Większość z nas robi jednak wstępną selekcję i przesyła najlepsze ujęcia, a ostateczna decyzja, które z nich zostaną wykorzystane i obrobione, należy do klienta. A takie decyzje nie są łatwe niestety i nietrudno popełnić na tym etapie błędy.

Po pierwsze ustal zawczasu, kto decyduje. Może w ogóle nie chcesz sobie zawracać tym głowy i zdajesz się na fotografa? Czy portrety indywidualne wybiera osoba ze zdjęcia, czy może jej szef, albo pani z HR? Czy Prezes sam (lub z żoną) wybierze swoje, czy zaufa działowi PR lub marketingu?

Po drugie, jeśli Ty, lub ktoś, kto wybiera zdjęcia, ma wątpliwości, skonsultuj się po prostu z fotografem. Wybieranie swoich własnych zdjęć, może czasem przyprawić o ból głowy (jak poszło dobrze to przynajmniej przez klęskę urodzaju). Doświadczony fotograf, na pewno będzie bardziej obiektywny.

Wszystko gotowe, co teraz?

Masz już gotowe, obrobione zdjęcia od fotografa, zapisujesz je na laptopie, przekazujesz modelom, używasz ich w komunikacji. Ale któregoś dnia zdarza się coś nieprzewidzianego, np. awaria dysku. Tego dysku, na którym zapisałeś wszystkie zdjęcia. Albo po roku zaczyna się projekt budowy nowej strony WWW i nie pamiętasz, gdzie te zdjęcia są.

W naszej pracy backup jest czymś naturalnym. Na sesji mamy zapasowy aparat, zdjęcia robimy jednocześnie na dwie karty, lub laptopa i kartę, zrzucamy je na dysk NAS z redundancją danych, tworzymy kopie w innej lokalizacji fizycznej. Jeżeli w Twojej firmie nie ma jasnych zasad robienia backupów, to warto przynajmniej zrobić kopię zdjęć w jakiejś chmurze.

Niestety, utrata danych w połączeniu z brakiem kopii zapasowej oznacza jedno — trzeba liczyć na to, że fotograf ma ich kopię i je udostępni. Gdy my udostępniamy zdjęcia, link do nich działa przez 12 miesięcy, a nie przez 3 dni jak w darmowym WeTransferze. A zdjęć po prostu nie kasujemy (również tych niewykorzystanych). Po kilku latach przenosimy je do archiwum, ale mamy kopie wszystkich zdjęć z ostatnich 20 lat.

Bez względu na to czy wybierzesz nas, czy innego fotografa, trzymamy kciuki za udaną sesję! I mamy nadzieję, że to nasz poradnik przyda się, aby uniknąć błędów. Bo dobrze uczyć się na swoich błędach, ale jeszcze lepiej na błędach innych 😉

Paweł