Organizujesz sesję biznesową w firmie? Zobacz jak uniknąć najczęstszych błędów - część 1.

Kiedy zacząłem pisać ten poradnik, dosyć szybko doszedłem do wniosku, że w jednym wpisie się nie zmieszczę. Dlatego podzieliłem go na dwie części. W pierwszej skupię się na etapie od pomysłu na sesję do wyboru fotografa. W drugiej omówię współpracę z wybranym fotografem od planowania dnia zdjęciowego aż po gotowe zdjęcia.

Jak określić cele fotograficznej sesji biznesowej dla firmy?

Jak w każdym projekcie dobrze wiedzieć, do czego się dąży. Sam pytam o cele sesji już na etapie pierwszego kontaktu. Znając przeznaczenie zdjęć, mogę zaproponować zakres usług idealnie dopasowany do potrzeb.

Przykład 1 – firma chce zorganizować sesję dla 200 osób, aby ujednolicić zdjęcia używane w wewnętrznej komunikacji: w intranecie, komunikatorach i przy okazji w stopkach mailowych.

Tu zaproponuję wykonanie prostych headshot’ów („główek”?). Dzięki bliskiemu kadrowi typu „popiersie” skupimy się na naturalnym uśmiechu, nie przejmując się co zrobić z rękami. Tak zaoszczędzimy połowę czasu (10, a nie 20 minut na osobę). Zdjęcia tego typu będą użyte tylko w małym formacie, bez widocznych szczegółów. Lepiej więc sprawdzi się bazowy wizaż (tylko poprawki włosów, makijażu i matowienie) i podstawowa obróbka zdjęć (wywołanie z RAW, korekta światła i kolorów, bez retuszu szczegółów).

Przykład 2 – dział PR potrzebuje zdjęć członków zarządu banku do wykorzystania w komunikacji zewnętrznej, w różnych mediach, zarówno cyfrowych jak i drukowanych.

W takim przypadku zaproponuję, aby stworzyć „bazę zdjęć” zawierającą od kilku do 20 lub więcej ujęć każdej osoby, a opcjonalnie także zdjęć wspólnych. Poszczególne zdjęcia powinny się różnić scenerią (różne miejsca i tła), stylizacją (np. mniej i bardziej formalna garderoba), pozami czy kadrami (bliższy i dalszy plan, pionowe i poziome). Na zdjęcia każdej osoby będziemy potrzebować więcej czasu (od 0,5 do nawet 3 godzin), a wybrane zdjęcia przejdą pełną obróbkę z retuszem szczegółów.

Dobrze określony cel sesji przełoży się na lepszą, uszytą na miarę ofertę. Spełni ona potrzeby Twojej firmy, a przy okazji unikniesz przepłacania za niepotrzebne rzeczy, bo taki akurat był cennik u fotografa.

Jak przygotować dobry brief na biznesową sesję fotograficzną?

Gdy masz już określone cele sesji, przygotuj zapytanie ofertowe. Przygotowałem małą ściągawkę, która podpowie Ci, jakie elementy powinny się znaleźć w zapytaniu:

• Opisz cele sesji
• Jakiego rodzaju zdjęcia będą Ci potrzebne: portrety indywidualne, grupowe, sytuacyjne z zespołem przy pracy, linii produkcyjnej, wnętrza, budynki, tabor, produkty, itp. Zapytanie może obejmować jeden lub więcej rodzajów zdjęć.
• Dla zdjęć portretowych określ liczbę osób i zdjęć dla każdej z nich (chodzi o ilość ostatecznych, zatwierdzonych zdjęć, a nie o ilość wyzwoleń migawki aparatu).
• Wskaż, ile będzie kobiet a ilu mężczyzn – to ważne ze względu na koszty wizażu, ale także dla określenia niezbędnego czasu.
• W przypadku innych rodzajów zdjęć określ, ile ich potrzebujesz. Nie musi być to konkretna liczba, możesz określić zakres od do lub wymagane minimum.
• Jeśli masz jakieś specyficzne oczekiwania co do sposobu kadrowania, tła, oświetlenia czy stylizacji — ujmij je również w zapytaniu.
• Określ ramy czasowe projektu. Może to być konkretna data sesji, albo termin przekazania gotowych zdjęć.
• Możesz też przesłać przykłady zdjęć, które dobrze ilustrują Twoje oczekiwania względem efektu sesji.
• Podaj też termin do kiedy chcesz otrzymać ofertę.
• Jeżeli oferty będą oceniane wg określonych kryteriów warto napisać o nich i ich wpływie na decyzję.

Najczęstszym błędem w briefach jest zbyt ogólny opis. To jest przykładowa treść jednego z maili, które dostaliśmy (to cała jego treść poza podpisem): „Ile będzie kosztować sesja biznesowa dla 10 osób?”. Ja w takim przypadku prześlę dodatkowe pytania, a inny fotograf po prostu wyśle swój „cennik”.

Jak wybrać potencjalnych wykonawców?

Fotografów biznesowych na rynku na pewno nie brakuje, wyzwaniem może być znalezienie tych, którzy zapewnią Ci jakość odpowiadającą Twoim potrzebom.

Warto zwrócić uwagę na kilka szczegółów, które nie zawsze są oczywiste na pierwszy rzut oka:

• Pamiętaj, że każdy fotograf ma jakiś swój styl zdjęć. To może być sposób ustawiania modeli, oświetlania ich, kadrowania czy retuszu. Nie spodziewaj się, że zdjęcia, które wykona w Twojej firmie, będą znacząco odbiegały stylem od portfolia. Dlatego wyślij zapytanie do tych, których portfolio jest najbardziej zbliżone do Twoich oczekiwań względem efektów sesji.
• Prawie każdy z nas ma swój lepszy profil, nie ma też jednego ustawienia rąk, które pasuje wszystkim — tego nas nauczyło 20 lat robienia zdjęć biznesowych. Dlatego sprawdź, czy na zdjęciach portretowych nie ma cały czas jednej i tej samej pozy. Bo na 99% zdjęcie w Twojej firmie będą wyglądać podobnie (co oczywiście może być też zaletą).
• Przejrzyj zdjęcia w portfolio i zobacz czy fotografowane osoby sprawiają wrażenie swobodnych i zrelaksowanych, czy może wyraźnie widać wymuszoną pozę. Ustawienie światła, retusz, obsługa aparatu to rzeczy, które jest w miarę łatwo opanować. Umiejętność rozmowy i poprowadzenia osób podczas sesji tak, aby na zdjęciu wyglądały naturalnie to jeden z najtrudniejszych aspektów pracy fotografa biznesowego.
• Zobacz jakie doświadczenie ma fotograf, dla jakich firm pracował i o czym najczęściej piszą klienci w referencjach.

Wyślij swój brief do kilku fotografów, których portfolio i doświadczenie są najlepiej dopasowane do celów Twojej sesji.

Kiedy dostajemy dobrze opisany brief, pojawiają się nam w głowie pytania i staramy się porozmawiać, aby upewnić się, że wszystko dobrze zrozumieliśmy. I wiem, że nie tylko my tak robimy, co oznacza, że możesz się spodziewać kilku telefonów jeszcze przed złożeniem oferty. Warto wtedy zwrócić uwagę jak Ci się rozmawia z osobą po drugiej stronie. Jeśli od razu czujesz dobry kontakt, to oznacza to większą szansę na dobrą współpracę przy sesji.

Najczęstszy błąd na tym etapie to nie przyglądanie się portfolio. To może doprowadzić do tego, że zapytanie ofertowe zostanie wysłane do fotografów znacznie różniących się poziomem usług, a oferty będą trudne do porównania ze sobą (cenowo i jakościowo). Częstym błędem jest liczenie na to, że fotograf zrobi zdjęcia w stylu znacznie odbiegającym od tego z portfolio lub po prostu dużo lepsze od dotychczasowych.

Jak wybrać najlepszą ofertę?

Zapoznaj się z ofertami i przede wszystkim sprawdź, czy odpowiadają na Twoje potrzeby i czy zostały uwzględnione wszystkie elementy z Twojego briefu.

• Niektórzy mają po prostu swój cennik i przesyłają go jako ofertę. Jednak ci, którzy podchodzą do tego profesjonalnie (w tym my), przygotowują ofertę skrojoną do potrzeb.
• Sprawdź, czy w ofercie jest opisany przebieg sesji i jakie otrzymasz wsparcie w jej organizacji. Np. czy fotograf sam przygotuje harmonogram, czy będzie to po Twojej stronie lub, czy dostaniesz informacje dotyczące przygotowania się do sesji do przesłania osobom biorącym w niej udział.
• Sprawdź, czy fotograf ma doświadczenie w podobnych sesjach. Np. jeśli ktoś robi głównie sesje indywidualne, to może mieć problem z wykonaniem zdjęć dla kilkudziesięciu osób. Być może z 10 osobami sobie poradzi, ale przy 300 zaczną się problemy 😉
• W ofercie może też znaleźć się portfolio, specjalnie pod nią przygotowane, w którym są zdjęcia o podobnym charakterze. Niekoniecznie będą to te same zdjęcia co na stronie WWW czy social mediach, ponieważ nie każdy klient zgadza się na publikację takich zdjęć w ogólnodostępnym portfolio.
• Jeśli nie ma tego w ofercie, zapytaj fotografa, czy ma ubezpieczenie OC (na przykład w razie gdyby jakiś sprzęt oświetleniowy się przewrócił i powstałyby szkody). A także, w jaki sposób zabezpiecza się przed utratą zdjęć (np. podwójne karty w aparacie, backup zdjęć w trakcie i po sesji, przechowywanie kopii zdjęć w dodatkowej lokalizacji, np. w chmurze, itp.). Zapytaj także o to jak długo przechowuje zdjęcia w razie gdyby Tobie się gdzieś zapodziały i czy wiąże się to z jakimiś dodatkowymi kosztami.
• Upewnij się, czy kosztorys jest transparentny i czy wynika z niego, za co będziesz płacić oraz czy wszystkie niezbędne elementy zostały w nim uwzględnione (np. wizaż). Ważne jest też to jak jest rozliczana sesja — czy koszt jest stały, czy są w nim jakieś elementy zmienne, np. ilość wybranych i wyretuszowanych zdjęć.
• Decydując o wyborze oferty nie bierz pod uwagę jedynie ceny, oceń szanse na udaną sesję na podstawie jej całokształtu. Od portfolia, przez zrozumienie Twoich potrzeb, wsparcie w organizacji sesji aż po kosztorys.

Najczęstszy błąd to kierowanie się wyłącznie ceną. I tutaj opowiem Ci krótką historię, która dobrze ilustruje tę zasadę.

Braliśmy kiedyś udział w postępowaniu ofertowym na wykonanie zdjęć portretowych dla członków wieloosobowego zarządu dużej firmy, gdzie cały proces przechodził przez dział zakupów. Nasz oferta została odrzucona, ponieważ była droższa o 300 zł od tej, która wygrała (przy wartości kilkunastu tys. zł.). Jakiś czas potem klient zwrócił się do nas o wykonanie tej samej sesji, ponieważ te zaledwie kilka procent „tańsze” były zupełnie bez życia i nikomu się nie podobały. Ostatecznie koszt dobrych zdjęć okazał się 2 razy wyższy.

W kolejnej części poradnika opowiem o tym, jakie błędy są popełniane w dalszych etapach organizacji sesji biznesowej. Napiszę o planowaniu przebiegu sesji, harmonogramach, komunikacji z modelami i selekcji zdjęć. Zapraszamy za około 2 tygodnie!